Phần 1: Đăng nhập & Quản lý Tài khoản Cá nhân

1.1. Đăng nhập

1. Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ của phần mềm.
2. Tại màn hình đăng nhập, nhập Tên đăng nhập hoặc Địa chỉ Email của bạn.
3. Nhập Mật khẩu của bạn.
4. (Tùy chọn) Nếu bạn muốn trình duyệt ghi nhớ thông tin đăng nhập cho lần sau, đánh dấu vào ô "Ghi nhớ đăng nhập".
5. Nhấn nút "Đăng nhập".

Nếu thông tin đăng nhập không chính xác, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi. Hãy kiểm tra lại Tên đăng nhập/Email và Mật khẩu.

1.2. Quên mật khẩu

1. Tại màn hình đăng nhập, tìm và nhấp vào liên kết "Quên mật khẩu?".
2. Nhập Địa chỉ Email mà bạn đã dùng để đăng ký tài khoản vào ô tương ứng.
3. Nhấn nút "Gửi yêu cầu" (hoặc nút có tên tương tự).
4. Kiểm tra hộp thư đến của địa chỉ email bạn vừa nhập. Hệ thống sẽ gửi một email chứa liên kết để đặt lại mật khẩu.
5. Mở email đó và nhấp vào liên kết được cung cấp.
6. Bạn sẽ được chuyển đến trang đặt lại mật khẩu. Nhập Mật khẩu mới bạn muốn sử dụng vào cả hai ô: "Mật khẩu mới" và "Xác nhận mật khẩu mới".
7. Nhấn nút "Đặt lại mật khẩu" để hoàn tất.

Nếu bạn không nhận được email, hãy kiểm tra thư mục Spam/Junk hoặc liên hệ quản trị viên hệ thống.

1.3. Đăng xuất

1. Sau khi đăng nhập, tìm tên của bạn hoặc biểu tượng tài khoản (thường ở góc trên bên phải màn hình).
2. Nhấp vào đó để mở menu tài khoản.
3. Chọn mục "Đăng xuất".
4. Bạn sẽ được đăng xuất khỏi hệ thống và quay lại màn hình đăng nhập.

1.4. Quản lý thông tin cá nhân

1. Nhấp vào tên của bạn hoặc biểu tượng tài khoản ở góc trên bên phải màn hình.
2. Chọn "Thông tin cá nhân" hoặc "Hồ sơ" từ menu.
3. Tại đây bạn có thể:
   • Xem thông tin: Kiểm tra lại Họ tên, Mã nhân viên, Chức vụ, Tên đăng nhập, Email, Số điện thoại hiện tại của bạn.
   • Đổi mật khẩu:
     • Nhấp vào mục hoặc nút "Đổi mật khẩu".
     • Nhập Mật khẩu cũ đang sử dụng.
     • Nhập Mật khẩu mới mong muốn.
     • Nhập lại Mật khẩu mới một lần nữa để xác nhận.
     • Nhấn "Lưu thay đổi" hoặc "Cập nhật".
   • Quản lý Số điện thoại: (Nếu có) Thêm, xác nhận hoặc xóa số điện thoại liên kết với tài khoản. Việc xác nhận có thể yêu cầu nhập mã được gửi qua tin nhắn SMS.

Nên đặt mật khẩu mạnh (kết hợp chữ hoa, chữ thường, số, ký tự đặc biệt) và thay đổi định kỳ để bảo mật tài khoản.

Phần 2: Tổng quan (Trang chủ)

Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy Trang chủ (Dashboard). Trang này cung cấp cái nhìn tổng quát về tình hình công việc và các số liệu quan trọng.

Các thông tin chính thường hiển thị bao gồm:

• Báo giá chờ duyệt: Số lượng báo giá bạn hoặc nhóm của bạn đã tạo và đang chờ cấp trên xem xét. Nhấp vào đây (nếu có quyền) để xem danh sách chi tiết.
• Tổng giá trị đã duyệt: Tổng giá trị của các báo giá đã được phê duyệt trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: trong tháng, trong quý).
• Đang sản xuất: Số lượng đơn hàng (được tạo từ các báo giá đã duyệt) hiện đang trong quá trình sản xuất.
• Báo giá bị từ chối: Số lượng báo giá đã bị cấp trên từ chối phê duyệt. Bạn cần xem lại các báo giá này để chỉnh sửa hoặc hủy bỏ.

Các mục hiển thị trên Trang chủ và khả năng truy cập vào các chức năng khác trong phần mềm phụ thuộc vào vai trò và quyền hạn được quản trị viên cấp cho tài khoản của bạn.

Phần 3: Quản lý Danh mục (Dữ liệu hệ thống)

Đây là khu vực quản lý các thông tin cơ bản, làm nền tảng cho việc tạo sản phẩm và báo giá. Các thao tác trong phần này thường do người quản trị hệ thống hoặc người được phân công quản lý dữ liệu thực hiện.

Bạn có thể tìm thấy các chức năng này trong menu "Dữ liệu Hệ thống".

3.1. Quản lý Loại Vật tư

• Menu: Dữ liệu Hệ thống -> Phân loại vật tư
• Mục đích: Giúp sắp xếp các vật tư vào các nhóm có ý nghĩa (ví dụ: Thép tấm, Sơn tĩnh điện, Bulong ốc vít). Bạn có thể tạo cấu trúc phân cấp nhiều lớp (như thư mục trong máy tính) để quản lý khoa học hơn.
• Cách thực hiện:
  • Xem: Danh sách các loại vật tư hiện có.
  • Thêm mới: Nhấn nút "Tạo mới", nhập Mã loại, Tên loại, và chọn Loại cha (nếu bạn muốn tạo nhóm con).
  • Sửa/Xóa: Chọn loại vật tư cần thay đổi và nhấn nút "Sửa" hoặc "Xóa".

Việc xóa một loại vật tư có thể ảnh hưởng đến các vật tư con hoặc các sản phẩm đang sử dụng loại vật tư đó. Hãy cẩn thận!

3.2. Quản lý Vật tư

• Menu: Dữ liệu Hệ thống -> Vật tư
• Mục đích: Nhập thông tin chi tiết cho từng loại vật tư cụ thể sẽ dùng để sản xuất (ví dụ: Thép tấm dày 1.5mm, Sơn tĩnh điện màu Xám ABC).
• Cách thực hiện:
  • Xem: Danh sách các vật tư, bạn có thể tìm kiếm theo tên, mã hoặc lọc theo loại vật tư.
  • Thêm mới: Nhấn "Tạo mới", điền các thông tin:
    • Mã vật tư: Mã định danh duy nhất (ví dụ: TTM1.5).
    • Tên vật tư: Tên gọi đầy đủ (ví dụ: Thép tấm mạ kẽm dày 1.5mm).
    • Đơn vị tính: (ví dụ: kg, m2, lít, cái). Hệ thống sẽ nhớ đơn vị bạn nhập lần cuối để gợi ý.
    • Đơn giá: Giá mua vào hoặc giá thành của vật tư theo đơn vị tính.
    • Loại vật tư: Chọn từ danh sách các loại đã tạo ở mục 2.1. Hệ thống sẽ nhớ loại bạn chọn lần cuối.
  • Sửa: Chọn vật tư cần sửa. Nếu bạn thay đổi Đơn giá, hệ thống sẽ tự động lưu lại lịch sử giá cũ để tham khảo.
  • Xóa: Xóa vật tư nếu không còn sử dụng.

3.3. Quản lý Nhân công

• Menu: Dữ liệu Hệ thống -> Đơn giá Nhân công
• Mục đích: Định nghĩa các loại chi phí nhân công tham gia vào quá trình sản xuất và đơn giá tương ứng (ví dụ: Nhân công cắt, Nhân công hàn, Nhân công sơn).
• Cách thực hiện: (Tương tự Quản lý Vật tư)
  • Xem: Danh sách các loại nhân công.
  • Thêm mới: Nhấn "Tạo mới", nhập Mã nhân công, Tên nhân công, Đơn vị tính (ví dụ: giờ, ngày công, sản phẩm), Đơn giá. Hệ thống nhớ đơn vị tính cuối cùng.
  • Sửa: Cập nhật thông tin. Lịch sử thay đổi Đơn giá cũng được lưu lại.
  • Xóa: Xóa loại nhân công không còn áp dụng.

3.4. Phân loại Báo giá

• Menu: Dữ liệu Hệ thống -> Phân loại báo giá
• Mục đích: Tạo ra các loại báo giá khác nhau để phục vụ các mục đích kinh doanh riêng (ví dụ: báo giá cho đại lý, báo giá dự án, báo giá bán lẻ). Bạn cũng có thể thiết lập để các loại báo giá này hiển thị như một lối tắt trên menu chính.
• Cách thực hiện:
  • Xem: Danh sách các loại báo giá hiện có.
  • Thêm mới/Sửa: Nhập Mã loại, Tên loại. (Tùy chọn) Thiết lập Biểu tượng, Màu sắc, Mô tả, Liên kết nếu muốn hiển thị trên menu chính.
  • Xóa: Xóa loại báo giá không dùng nữa.

Phần 4: Quản lý Sản phẩm & Công thức

Đây là trái tim của hệ thống, nơi bạn định nghĩa các sản phẩm mà công ty bạn cung cấp và quan trọng nhất là cách thức tính toán chi phí và giá thành cho từng sản phẩm.

4.1. Quản lý Sản phẩm

• Menu: Dữ liệu Hệ thống -> Sản phẩm
• Mục đích: Tạo ra danh mục các sản phẩm chuẩn hoặc sản phẩm mẫu mà bạn sẽ báo giá cho khách hàng.
• Cách thực hiện:
  • Xem: Danh sách các sản phẩm hiện có. Bạn có thể tìm kiếm, sắp xếp theo mã, tên, đơn vị tính...
  • Thêm mới: Nhấn "Tạo mới". Nhập các thông tin cơ bản:
    • Mã sản phẩm: Mã định danh duy nhất (ví dụ: TGD-001).
    • Tên sản phẩm: Tên tiếng Việt và tiếng Anh.
    • Đơn vị tính: (ví dụ: Cái, Bộ, Mét).
    • Xuất xứ: (ví dụ: Việt Nam, Nhập khẩu...).
    • Loại báo giá: Phân loại sản phẩm này thuộc loại báo giá nào (tạo ở mục 2.4).
    • Mô tả (tùy chọn): Diễn giải thêm về sản phẩm.
  • Sửa: Cập nhật lại thông tin cơ bản của sản phẩm.
  • Xóa: Xóa sản phẩm khỏi hệ thống.
  • Sao chép (Clone): Chọn một sản phẩm và nhấn nút "Sao chép". Hệ thống sẽ tạo ra một sản phẩm mới giống hệt (bao gồm cả công thức tính giá phức tạp bên trong), bạn chỉ cần đặt lại Mã và Tên mới. Chức năng này rất tiện lợi khi tạo các sản phẩm tương tự nhau.
  • Chi tiết công thức: Đây là nút/liên kết quan trọng để đi vào màn hình thiết lập cách tính giá cho sản phẩm này (xem mục 4.2).

4.2. Xây dựng Công thức Sản phẩm

• Truy cập: Trong danh sách Sản phẩm (mục 4.1), tìm sản phẩm bạn muốn thiết lập công thức và nhấp vào nút/liên kết "Thông số sản phẩm".
• Mục đích: Định nghĩa tất cả các yếu tố cấu thành nên giá của sản phẩm, từ kích thước khách hàng nhập vào, vật tư tiêu hao, chi phí nhân công, cho đến công thức tính giá cuối cùng.
• Giao diện: Màn hình này thường hiển thị dưới dạng một bảng, mỗi hàng là một "thành phần" hoặc một "bước tính toán" trong công thức tổng thể.
• Các loại thành phần (Loại - Type): Khi thêm mới hoặc sửa một dòng, bạn cần chọn Loại để xác định vai trò của nó:
  1. Số đo thành phần (Loại 0): Dùng để khai báo các kích thước mà khách hàng sẽ nhập khi yêu cầu báo giá.
     • Cách nhập: Tại ô "Giá trị chuỗi", nhập tên các kích thước, cách nhau bởi dấu chấm phẩy, kèm dấu bằng (ví dụ: W=;H=;T=). Các tên này (W, H, T) sẽ được dùng trong các công thức sau.
     • Mã tham số: Đặt mã dễ nhớ, ví dụ: KichThuoc.
  2. Công thức tính (Loại 1, 6, 8): Dùng để thực hiện các phép tính.
     • Cách nhập: Tại ô "Giá trị chuỗi", nhập công thức toán học. Bạn có thể sử dụng:
       • Các phép toán: +, -, *, /, (, ).
       • Các Mã tham số đã định nghĩa ở dòng khác (ví dụ: KhoiLuong, Son).
       • Tham chiếu đến một kích thước cụ thể từ Loại 0 (ví dụ: KichThuoc.W, KichThuoc.H).
     • Ví dụ (Loại 1 - Tính diện tích (Khối lượng)): Mã KhoiLuong, Công thức KichThuoc.W * KichThuoc.H / 1000000 (giả sử W, H nhập bằng mm, muốn đổi ra m2).
     • Quan trọng (Loại 8 - Công thức tính giá): Phải có đúng một dòng Loại 8. Công thức này tổng hợp tất cả chi phí để ra giá thành cuối cùng (trước lợi nhuận). Ví dụ: (ChiPhiThep + ChiPhiSon) * HeSoHaoHut + ChiPhiHan + ChiPhiLapDat.
  3. Nhân công/Vật tư (cố định) (Loại 2, 3): Dùng khi chi phí này là cố định cho mỗi sản phẩm.
     • Cách nhập:
       • Chọn Loại là 2 (Nhân công) hoặc 3 (Vật tư).
       • Nhấp vào ô "Tham chiếu" và tìm/chọn loại nhân công/vật tư tương ứng đã tạo ở Phần 2.
       • Nhập Số lượng cố định vào ô "Giá trị số" (ví dụ: 0.5 giờ công, 2 cái bulong).
  4. Nhân công/Vật tư (tham chiếu) (Loại 4, 5): Dùng khi lượng nhân công/vật tư tiêu hao phụ thuộc vào kích thước hoặc một yếu tố khác.
     • Cách nhập:
       • Chọn Loại là 4 (Nhân công) hoặc 5 (Vật tư).
       • Chọn Tham chiếu nhân công/vật tư tương ứng.
       • Tại ô "Giá trị chuỗi", nhập công thức tính số lượng (ví dụ: DienTich * 0.1 để tính lượng sơn tiêu thụ dựa trên diện tích).
  5. Hằng số (Loại 7): Dùng để định nghĩa một giá trị không đổi.
     • Cách nhập: Chọn Loại 7, đặt Mã tham số (ví dụ: HeSoAnToan), nhập giá trị vào ô "Giá trị số" (ví dụ: 1.05).
• Thao tác khác:
  • Thêm mới: Nhấn nút "Tạo mới", điền các thông tin như mô tả ở trên.
  • Sửa: Chọn dòng cần sửa và nhấn nút "Sửa".
  • Xóa: Chọn dòng cần xóa và nhấn nút "Xóa".
  • Kiểm tra công thức: Sau khi nhập công thức vào ô "Giá trị chuỗi", nhấn nút "Kiểm tra". Hệ thống sẽ báo lỗi nếu bạn dùng sai tên tham số hoặc cú pháp không đúng.

Đặt Mã tham số ngắn gọn, dễ hiểu và nhất quán. Sử dụng Ghi chú để giải thích ý nghĩa của từng dòng công thức phức tạp.
Một số quy ước mã cho từng tham số:
- KichThuoc: Mô tả thông số kích thước, số đo thành phần của sản phẩm
- ChatLieu: Chất liệu sản xuất (VD: tôn đen, inox...)
- Son: Sơn (VD: Sơn tĩnh điện, mạ kẽm)
- NhanCong: Nhân công
- Nap: Mô tả sản phẩm có nắp hay không
- KhoiLuong: Công thức tính khối lượng dựa trên kích thước
- KhoiLuongNap: Công thức tính khối lượng phần nắp sản phẩm dựa trên kích thước
- TinhGia: Công thức tính giá cuối cùng của sản phẩm. Bắt buộc phải có!


Phải có đúng một dòng Loại 8 (Công thức tính giá) để hệ thống hoạt động chính xác. Đảm bảo công thức này bao gồm tất cả các chi phí cần thiết.

Phần 5: Quy trình Báo giá

Đây là quy trình làm việc chính của nhân viên kinh doanh, bao gồm việc tạo báo giá, nhập sản phẩm, tính giá, gửi duyệt và theo dõi.

5.1. Lập Báo giá Mới

1. Bước 1: Chọn loại báo giá
   • Vào menu Báo giá -> Tạo Báo giá (hoặc nhấp vào loại báo giá cụ thể nếu được cấu hình hiển thị trên menu chính).
   • Hệ thống hiển thị các loại báo giá có sẵn. Nhấp vào loại bạn muốn tạo (ví dụ: "Báo giá sản phẩm tiêu chuẩn").
2. Bước 2: Nhập thông tin chung & Khách hàng
   • Thông tin chung:
     • Hệ thống sẽ tự động đề xuất Mã báo giá (ví dụ: BG-2025-0001). Bạn có thể sửa lại nếu cần, nhưng mã phải là duy nhất.
     • Nhập Tiêu đề báo giá (ví dụ: Báo giá Tủ điện tháng 10/2025).
     • Chọn Ngày báo giá.
     • Nhập Ghi chú chung cho báo giá (nếu có).
   • Thông tin khách hàng:
     • Khách hàng cũ: Bắt đầu nhập Mã hoặc Tên khách hàng vào ô tìm kiếm. Hệ thống sẽ hiển thị gợi ý. Chọn khách hàng đúng, các thông tin còn lại (Địa chỉ, SĐT...) sẽ tự động điền.
     • Khách hàng mới: Nếu không tìm thấy, bạn cần nhập đầy đủ thông tin: Mã khách hàng (tự đặt), Tên công ty/cá nhân, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Mã số thuế, Người liên hệ, và chọn Loại khách hàng. Hệ thống sẽ tự tạo khách hàng này khi bạn lưu báo giá.
   • Nhấn nút "Lưu và Tiếp tục" hoặc tương tự.

5.2. Nhập Chi tiết Báo giá

Sau khi lưu thông tin chung, bạn sẽ được chuyển đến màn hình nhập danh sách các sản phẩm cần báo giá.

1. Bước 3: Chọn phương thức nhập
   • Hệ thống có thể hỏi bạn muốn nhập liệu bằng cách nào:
     • Nhập trực tiếp trên web: Phù hợp khi báo giá có ít sản phẩm hoặc cần điều chỉnh nhiều thông số.
     • Nhập từ file Excel: Nhanh chóng khi báo giá có nhiều sản phẩm và bạn đã có sẵn danh sách theo mẫu.
   • Chọn phương thức phù hợp.
2. Bước 3a: Nhập liệu trực tiếp
   • Giao diện là một bảng trống hoặc có sẵn các dòng chi tiết nếu bạn đang sửa báo giá cũ.
   • Để thêm một sản phẩm:
     1. Nhấn nút "Thêm dòng" hoặc "Thêm sản phẩm".
     2. Tìm sản phẩm: Bắt đầu gõ Mã hoặc Tên sản phẩm vào ô tìm kiếm. Chọn sản phẩm mong muốn từ danh sách gợi ý. Thông tin cơ bản như Tên, ĐVT, Chất liệu/Sơn mặc định (nếu có) sẽ được điền.
     3. Nhập thông số: Tại cột "Thông số" (hoặc tên tương tự), nhập các kích thước theo yêu cầu của sản phẩm (ví dụ: W500H300T1.5). Định dạng nhập phải đúng như khi bạn khai báo ở công thức (Loại 0).
     4. Nhập số lượng.
     5. Tính giá: Nhấn nút "Tính giá" (hoặc có thể tự động). Hệ thống sẽ tính ra Đơn giá gốc (giá vốn).
     6. Nhập Tỷ lệ lợi nhuận: Nhập hệ số bạn muốn áp dụng (ví dụ: 1.1 cho 10% lợi nhuận). Giá bán đề xuất sẽ được tính.
     7. Nhập Đơn giá điều chỉnh: Nếu cần báo giá khác với giá hệ thống đề xuất, hãy nhập giá cuối cùng vào ô này.
     8. Thành tiền: Hệ thống tự động tính dựa trên Số lượng và Đơn giá điều chỉnh.
     9. Nhập Ghi chú: Ghi chú thêm cho sản phẩm này (nếu cần).
   • Lặp lại các bước trên để thêm các sản phẩm khác.
   • Lưu báo giá: Khi đã nhập xong, nhấn nút "Lưu" hoặc "Lưu báo giá". Hệ thống sẽ lưu lại toàn bộ chi tiết và tính tổng tiền cho báo giá.
3. Bước 3b: Nhập từ file Excel
   • Tải file mẫu: Nhấn nút "Tải file mẫu" để lấy file Excel có cấu trúc chuẩn.
   • Điền dữ liệu: Mở file mẫu và điền thông tin các sản phẩm cần báo giá vào các cột tương ứng (Tên SP, Thông số, Số lượng, Ghi chú...). Lưu file lại.
   • Upload file: Quay lại phần mềm, nhấn nút "Chọn file" hoặc "Upload", tìm đến file Excel bạn vừa điền và tải lên.
   • Xác nhận và Chỉnh sửa:
     • Hệ thống sẽ đọc dữ liệu từ file và hiển thị dưới dạng bảng.
     • Nó sẽ cố gắng tự động tìm Sản phẩm trong hệ thống dựa vào Tên sản phẩm bạn nhập và tự động tính giá.
     • Kiểm tra lại: Xem hệ thống đã khớp đúng sản phẩm và tính đúng giá chưa.
     • Chỉnh sửa (nếu cần):
       • Nếu hệ thống khớp sai sản phẩm, bạn có thể chọn lại sản phẩm đúng.
       • Nếu không tìm thấy sản phẩm, bạn có thể cần tạo sản phẩm mới (quay lại Phần 3) hoặc sử dụng chức năng "Tự động tạo sản phẩm" (nếu có).
       • Điều chỉnh lại Thông số, Số lượng, Tỷ lệ lợi nhuận, Đơn giá điều chỉnh nếu cần.
   • Lưu báo giá: Nhấn nút "Lưu" hoặc "Lưu báo giá" để hoàn tất.

Chức năng "Tự động tạo sản phẩm" (khi nhập từ Excel) giúp bạn nhanh chóng tạo biến thể sản phẩm mới dựa trên sản phẩm gốc nhưng khác về Chất liệu, Sơn hoặc Ghi chú (ví dụ: có nắp/không nắp).

5.3. Xem lại, Gửi duyệt và Phê duyệt

1. Xem lại báo giá: Sau khi lưu chi tiết (bằng cách nhập trực tiếp hoặc từ Excel), bạn sẽ được chuyển đến màn hình Xem chi tiết báo giá. Hãy kiểm tra kỹ lại mọi thông tin: khách hàng, sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền.
2. Gửi duyệt: Nếu mọi thứ đã chính xác, nhấn nút "Gửi duyệt". Trạng thái báo giá sẽ chuyển thành "Chờ duyệt". Báo giá sẽ được chuyển đến người có thẩm quyền phê duyệt.
3. (Người duyệt) Phê duyệt/Từ chối:
   • Người có quyền duyệt sẽ thấy báo giá này trong danh sách "Chờ duyệt".
   • Họ sẽ mở báo giá, xem xét chi tiết.
   • Nếu đồng ý, họ nhấn nút "Phê duyệt" (có thể cần nhập ghi chú). Trạng thái chuyển thành "Đã duyệt".
   • Nếu không đồng ý, họ nhấn nút "Từ chối", nhập lý do từ chối. Trạng thái chuyển thành "Từ chối".
4. (Người tạo) Rút lại/Chỉnh sửa:
   • Nếu bạn gửi nhầm hoặc muốn sửa lại khi báo giá đang "Chờ duyệt" hoặc đã bị "Từ chối", bạn có thể nhấn nút "Rút lại". Trạng thái sẽ quay về "Soạn thảo" để bạn chỉnh sửa.
   • Sau khi sửa xong, bạn cần "Gửi duyệt" lại.

5.4. Yêu cầu Chỉnh sửa Báo giá Đã duyệt/Khóa

Trong trường hợp báo giá đã được "Đã duyệt" hoặc "Đã chuyển sản xuất", bạn không thể sửa trực tiếp được nữa. Nếu có lý do chính đáng cần sửa, bạn phải gửi yêu cầu.

1. Mở báo giá đã khóa cần sửa.
2. Nhấn nút "Yêu cầu chỉnh sửa".
3. Nhập Lý do bạn muốn chỉnh sửa vào ô ghi chú.
4. Nhấn nút "Gửi yêu cầu".
5. Yêu cầu của bạn sẽ được gửi đến người có thẩm quyền (thường là Quản lý báo giá - QuoteAdmin).
6. (Người duyệt) Xử lý yêu cầu:
   • Người duyệt vào menu Báo giá -> Duyệt yêu cầu sửa báo giá.
   • Mở yêu cầu của bạn lên.
   • Xem xét lý do và ghi chú phản hồi.
   • Chọn "Đồng ý" hoặc "Từ chối".
   • Nhấn "Lưu".
7. Nếu yêu cầu được "Đồng ý", trạng thái báo giá gốc sẽ tự động chuyển về "Soạn thảo", và bạn có thể vào "Sửa" báo giá như bình thường. Sau khi sửa xong, bạn cần gửi duyệt lại.

5.5. Xuất báo giá ra Excel

Sau khi báo giá hoàn chỉnh (thường là sau khi đã duyệt), bạn có thể xuất ra file Excel để gửi cho khách hàng.

1. Mở màn hình Xem chi tiết báo giá.
2. Nhấn nút "Xuất Excel".
3. Hệ thống sẽ tự động tạo file Excel dựa trên mẫu có sẵn, điền đầy đủ thông tin báo giá (khách hàng, sản phẩm, giá cả...).
4. Trình duyệt sẽ hỏi bạn nơi lưu file Excel này. Chọn vị trí và lưu lại.

Phần 6: Quản lý Tổ chức & Người dùng

Phần này dành cho Quản trị viên hệ thống (Admin) hoặc người quản lý nhân sự, dùng để thiết lập cơ cấu công ty, quản lý thông tin nhân viên và cấp quyền truy cập phần mềm.

6.1. Quản lý Nhân viên

• Menu: Quản lý Người dùng -> Nhân viên
• Mục đích: Tạo và lưu trữ hồ sơ thông tin của tất cả nhân viên trong công ty.
• Cách thực hiện:
  • Xem: Danh sách nhân viên hiện có.
  • Thêm mới: Nhấn "Tạo mới", điền đầy đủ thông tin cá nhân (Mã NV, Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, CMND/CCCD...), thông tin liên hệ, chọn Phòng ban, nhập Chức danh, Vị trí. Bạn cũng có thể tải lên ảnh đại diện cho nhân viên.
  • Sửa/Xóa: Cập nhật thông tin hoặc xóa hồ sơ nhân viên khi họ nghỉ việc.

6.2. Quản lý Phòng ban

• Menu: Quản lý Người dùng -> Phòng ban
• Mục đích: Định nghĩa sơ đồ tổ chức của công ty.
• Cách thực hiện:
  • Xem: Danh sách các phòng ban, có thể hiển thị dạng cây.
  • Thêm mới/Sửa/Xóa: Quản lý thông tin các phòng ban (Mã, Tên, Phòng ban cha...).

6.3. Quản lý Cơ sở/Chi nhánh

• Menu: Quản lý Người dùng -> Cơ sở/chi nhánh
• Mục đích: Quản lý danh sách các địa điểm hoạt động của công ty.
• Cách thực hiện: Thêm, sửa, xóa thông tin các cơ sở/chi nhánh.

6.4. Quản lý Tài khoản & Phân quyền

Đây là quy trình gồm nhiều bước để cấp quyền truy cập phần mềm cho nhân viên:

1. Bước 1: Định nghĩa Quyền - Thường do người cài đặt hệ thống (Nhà phát triển) thực hiện
2. Bước 2: Tạo Nhóm quyền
   • Menu: Quản lý Người dùng -> Nhóm quyền truy cập
   • Quản trị viên tạo ra các Nhóm dựa trên vai trò công việc (ví dụ: "Nhân viên Kinh doanh", "Trưởng phòng Kinh doanh", "Quản lý Sản phẩm").
3. Bước 3: Gán Quyền vào Nhóm quyền
   • Trong màn hình quản lý Nhóm quyền, chọn một Nhóm (ví dụ: "Nhân viên Kinh doanh").
   • Nhấn nút "Phân quyền" (hoặc tương tự).
   • Một danh sách các Quyền đã định nghĩa ở Bước 1 sẽ hiện ra. Đánh dấu vào các quyền mà Nhóm này được phép làm
   • Lưu lại.
4. Bước 4: Quản lý Tài khoản Người dùng
   • Menu: Quản lý Người dùng -> Tài khoản người dùng
   • Màn hình này liệt kê danh sách nhân viên.
   • Tạo tài khoản:
     • Tìm nhân viên (đã tạo ở mục 5.1) chưa có tài khoản.
     • Nhấn nút "Tạo tài khoản".
     • Nhập Tên đăng nhập (thường lấy theo Mã NV hoặc Email), Email, Số điện thoại, Mật khẩu ban đầu.
     • Lưu lại. Hệ thống sẽ tạo tài khoản đăng nhập và liên kết nó với hồ sơ nhân viên.
   • Đặt lại mật khẩu: Chọn nhân viên, nhấn nút "Đặt mật khẩu" và nhập mật khẩu mới.
   • Phân quyền:
     • Chọn nhân viên đã có tài khoản.
     • Nhấn nút "Phân quyền".
     • Danh sách các Nhóm quyền (đã tạo ở Bước 2) sẽ hiện ra. Đánh dấu vào (các) Nhóm quyền mà nhân viên này thuộc về (ví dụ: tick vào "Nhân viên Kinh doanh").
     • Lưu lại. Nhân viên đó sẽ có tất cả các quyền thuộc về nhóm được chọn.

Phần 7: Phụ lục - Các trạng thái

Hiểu rõ ý nghĩa các trạng thái giúp bạn theo dõi công việc hiệu quả hơn.

Trạng thái Báo giá

• 0 Soạn thảo: Báo giá đang được tạo hoặc chỉnh sửa, chưa gửi đi duyệt.
• 1 Chờ duyệt: Báo giá đã hoàn thành và gửi đi chờ cấp trên phê duyệt.
• 2 Đã duyệt: Báo giá đã được phê duyệt, sẵn sàng gửi cho khách hàng hoặc chuyển sản xuất. Báo giá ở trạng thái này thường bị khóa, không sửa trực tiếp được.
• 3 Từ chối: Báo giá bị cấp trên từ chối. Người tạo cần xem lại lý do, có thể "Rút lại" để sửa hoặc hủy bỏ.
• 4 Lưu trữ: Là trạng thái báo giá đã được duyệt và lưu lại để thuận cho xem lại hay chuyển sản xuất.
• 5 Đã chuyển sản xuất: Báo giá đã được duyệt và tạo thành Lệnh sản xuất. Báo giá bị khóa.

Trạng thái Yêu cầu Sửa

• 0 Mới gửi yêu cầu: Yêu cầu chỉnh sửa báo giá đã khóa vừa được gửi đi.
• 1 Đã đồng ý: Yêu cầu được duyệt, báo giá gốc đã được mở khóa (quay về trạng thái "Soạn thảo").
• 2 Đã từ chối: Yêu cầu bị từ chối, báo giá gốc vẫn bị khóa.

Trạng thái Hoạt động (quy ước chung cho nhiều đối tượng)

Áp dụng cho các danh mục như Vật tư, Nhân công, Loại vật tư, Khách hàng...

• 1 Hoạt động: Cho biết mục này đang được sử dụng và có thể chọn trong các chức năng khác.
• 0 Không hoạt động / Ngừng sử dụng: Cho biết mục này không còn sử dụng nữa.